Nowe obowiązki dla pracodawców. Na dostosowanie procedur mają czas do 5 maja 2027 r.
Pracodawcy mają obowiązek systematycznie zapobiegać niepożądanym zachowaniom, wykrywać naruszenia, wyjaśniać zgłoszenia i podejmować działania naprawcze. Część z nich musi również dostosować wewnętrzne regulacje do nowych wymagań.
Zmiany wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy z 19 czerwca i dotyczą pracodawców niezależnie od branży. Obejmują więc zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i urzędy, placówki oświatowe czy podmioty lecznicze. Szczególne obowiązki dotyczące regulaminów przewidziano dla pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników.
Od 10 pracowników obowiązkowe regulacje
Nowy art. 94³a Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników do określenia zasad, procedur oraz częstotliwości działań służących przeciwdziałaniu mobbingowi, dyskryminacji, naruszaniu zasady równego traktowania oraz godności i innych dóbr osobistych pracowników. Co ważne, próg zatrudnienia odnosi się do liczby pracowników, a nie etatów. Oznacza to, że osoba zatrudniona na pół etatu jest liczona jako jeden pracownik. Do stanu zatrudnienia wlicza się również osoby przebywające na urlopach czy zwolnieniach lekarskich, ponieważ nadal pozostają w stosunku pracy. Nie uwzględnia się natomiast osób wykonujących pracę wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
Pracodawca powinien więc najpierw ustalić rzeczywistą liczbę pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, a następnie sprawdzić, jakie obowiązki dotyczą jego organizacji.
Nie każdy musi tworzyć nowy regulamin
Nowelizacja nie nakazuje automatycznego wprowadzania osobnego regulaminu antymobbingowego każdemu pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 10 pracowników. Jeżeli wymagane zagadnienia zostały już odpowiednio uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, nie ma potrzeby przyjmowania kolejnego dokumentu. Konieczne jest jednak sprawdzenie, czy istniejące regulacje odpowiadają nowym wymaganiom.
Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że mobbing i dyskryminacja są niedopuszczalne. Wewnętrzne zasady powinny określać standardy zachowania, sposób zgłaszania naruszeń, reguły prowadzenia postępowań wyjaśniających, działania podejmowane po stwierdzeniu nieprawidłowości oraz częstotliwość profilaktyki. Jeżeli obowiązująca dokumentacja nie obejmuje tych zagadnień, pracodawca powinien ją uzupełnić albo przyjąć odrębny regulamin. Termin na dostosowanie dokumentacji upływa 5 maja 2027 r.
Nowe przepisy weszły w życie 5 listopada, ale ustawodawca przewidział sześciomiesięczny okres na dostosowanie wymaganych regulacji wewnętrznych. W tym czasie pracodawcy powinni zweryfikować obowiązujące dokumenty, ustalić, czy wymagają zmian, i przeprowadzić niezbędne uzgodnienia. Nie oznacza to jednak, że do maja przyszłego roku można zaniechać działań zapobiegających mobbingowi i dyskryminacji. Obowiązek systematycznego przeciwdziałania takim zachowaniom już obowiązuje. Okres przejściowy dotyczy dostosowania odpowiedniej dokumentacji.
Regulamin trzeba uzgodnić z przedstawicielami pracowników
Przyjęcie odrębnego regulaminu wymaga zachowania przewidzianej prawem procedury. Jeżeli u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe, treść dokumentu podlega uzgodnieniu z ich udziałem, zgodnie z właściwymi przepisami. W przypadku braku wymaganego uzgodnienia w terminie 30 dni od przedstawienia projektu pracodawca ustala treść regulaminu, uwzględniając ustalenia poczynione podczas rozmów.
Jeżeli w zakładzie pracy nie działają organizacje związkowe, regulamin uzgadnia się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym trybie.
Odrębny regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Dlatego przygotowania nie warto odkładać na ostatnie tygodnie przed upływem terminu.
Sama procedura antymobbingowa nie wystarczy
Jednym z najważniejszych elementów nowelizacji jest obowiązek systematycznego przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy. Pracodawca powinien nie tylko reagować na zgłoszone przypadki mobbingu czy dyskryminacji, ale również zapobiegać ich występowaniu, wykrywać nieprawidłowości i podejmować działania naprawcze.
Znaczenie takiego podejścia podkreślał już wcześniej Sąd Najwyższy. W wyroku z 6 października 2020 r. wskazał, że przeciwdziałanie mobbingowi powinno być rzeczywiste i efektywne. Samo formalne wprowadzenie procedury nie jest wystarczające, jeżeli pracodawca nie podejmuje działań zapobiegawczych lub ignoruje sygnały o niewłaściwym traktowaniu.
W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia pracownikom dostępu do informacji, możliwości zgłaszania naruszeń oraz rzetelnego rozpatrywania skarg.
Skarga na przełożonego wymaga bezstronnego rozpatrzenia
Ważnym elementem skutecznej procedury jest określenie sposobu zgłaszania nieprawidłowości. Pracownik powinien wiedzieć, do kogo może się zwrócić, jak zostanie rozpatrzona jego skarga i jakie zasady obowiązują podczas postępowania wyjaśniającego.
Szczególne znaczenie ma możliwość zgłoszenia naruszenia dotyczącego bezpośredniego przełożonego.
Jeżeli jedyną osobą przyjmującą skargi jest kierownik, którego dotyczy zarzut mobbingu, procedura może okazać się nieskuteczna. Dlatego pracodawca powinien przewidzieć rozwiązania pozwalające uniknąć konfliktu interesów i zapewnić bezstronność postępowania.
Wyjaśnienie sprawy powinno obejmować wysłuchanie zainteresowanych osób, analizę dokumentów i innych dostępnych dowodów oraz odpowiednie udokumentowanie ustaleń.
Ważna jest również ochrona osób zgłaszających nieprawidłowości przed negatywnymi konsekwencjami zawodowymi.
Szkolenia, profilaktyka i kontrola skuteczności
Przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji nie powinno ograniczać się do jednorazowego szkolenia. Pracodawca ma prowadzić systematyczne działania dostosowane do specyfiki organizacji. Mogą one obejmować informowanie pracowników o obowiązujących zasadach, szkolenia dotyczące niepożądanych zachowań, promowanie właściwych standardów komunikacji oraz stosowanie przejrzystych kryteriów podejmowania decyzji kadrowych.
Szczególnie ważne jest przygotowanie kadry kierowniczej. Przełożeni powinni wiedzieć, jak rozpoznawać mobbing, przekazywać krytyczne uwagi, rozwiązywać konflikty i reagować na zgłoszenia pracowników. Istotne jest także monitorowanie sytuacji w zespołach oraz regularne sprawdzanie skuteczności przyjętych procedur. Dzięki temu można wcześniej wykrywać problemy i ograniczać ryzyko ich eskalacji.
Mniej niż 10 pracowników? Obowiązek przeciwdziałania nadal istnieje
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 10 pracowników nie mają szczególnego obowiązku przyjęcia regulacji określonych w nowym art. 94³a Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak, że są zwolnieni z odpowiedzialności za mobbing, dyskryminację czy naruszanie godności pracowników. Obowiązek systematycznego przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom dotyczy również mniejszych zakładów pracy. Także w niewielkiej firmie pracodawca powinien reagować na zgłoszenia, wyjaśniać nieprawidłowości i podejmować działania chroniące pracowników.
Co pracodawca powinien zrobić przed 5 maja 2027 r?
Przygotowania warto rozpocząć od ustalenia liczby zatrudnionych pracowników i przeglądu obowiązujących regulaminów. Następnie należy sprawdzić, czy dokumentacja określa wymagane zasady postępowania, kanały zgłaszania naruszeń i sposób prowadzenia postępowań wyjaśniających.
Kolejnym krokiem jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie zgłoszeń, ustalenie zasad ochrony przed odwetem oraz zaplanowanie działań profilaktycznych i szkoleń. Po wprowadzeniu zmian pracownicy powinni zostać poinformowani o obowiązujących zasadach i dostępnych możliwościach zgłaszania nieprawidłowości.
Do 5 maja 2027 r. pracodawcy objęci szczególnym obowiązkiem muszą mieć dostosowane regulacje wewnętrzne. Warto jednak pamiętać, że dokumentacja jest tylko jednym z elementów ochrony.
O skuteczności przyjętych rozwiązań będzie decydować przede wszystkim to, czy pracodawca rzeczywiście zapobiega naruszeniom, rzetelnie wyjaśnia zgłoszenia i reaguje, gdy prawa pracowników są łamane.